Datenschutzerklärung der App

Datenschutzerklärung für die App ArbeitszeugnisPro (iPhone, iPad, Android) und die Web-App. Derselbe Text ist in der App unter „Mehr“ › „Datenschutzerklärung“ abrufbar.

Diese Erklärung gilt für die App ArbeitszeugnisPro für iPhone, iPad und Android sowie für die Web-App unter arbeitszeugnispro.app. Für die Website arbeitszeugnispro.com gilt die dortige Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

Ing. Ing. Ronald Gelbard, Geschäftsbezeichnung Gelflowsolutions, Wehlistraße 326, 1020 Wien, Österreich. E-Mail: office@arbeitszeugnispro.com. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt und gesetzlich nicht vorgeschrieben.

2. Ihre Daten und die Daten Ihrer Mitarbeiter

ArbeitszeugnisPro verarbeitet zwei Arten von Daten:

• Ihre eigenen Daten als Nutzer (Konto, Profil, Abo-Status, technische Protokolle). Dafür sind wir verantwortlich; diese Erklärung beschreibt sie.
• Daten Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens, die Sie zum Erstellen von Zeugnissen eingeben (Name, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, Adresse, private E-Mail-Adresse, Personalnummer, Eintritt und Austritt, Tätigkeiten, Bewertungen, Zeugnistexte, Fotos, Unterschriften, Briefpapier). Hier sind Sie bzw. Ihr Unternehmen verantwortlich; wir verarbeiten diese Daten nur in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen (Art. 28 DSGVO). Die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag im Anhang der Nutzungsbedingungen.

3. Welche Daten wir verarbeiten und wozu

• E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt gespeichert): Konto anlegen, Anmeldung, Passwort zurücksetzen. Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Profil (Anrede, Name, Kurzzeichen, Telefon, Foto): Anzeige in der App. Rechtsgrundlage: Vertrag.
• Firmendaten, Logo, Fußzeilen, Unterzeichner, Briefpapier: Zeugnisse mit Ihrem Firmenauftritt erstellen. Rechtsgrundlage: Vertrag.
• Mitarbeiterdaten, Tätigkeiten, Bewertungen, Zeugnisse und PDFs: Zeugnisse erstellen und archivieren, im Auftrag (siehe Punkt 2).
• Abo-Status, App-Benutzerkennung, Kaufbelege des Stores: Premium freischalten und prüfen. Rechtsgrundlage: Vertrag.
• Technisches Protokoll (Benutzerkennung, Zeitpunkt, Seite, Aktion, Fehlermeldungen, App-Version, Build, Installationsquelle): Fehler finden, Betrieb und Sicherheit. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Leistungsdaten der App (Ladezeiten, Gerätetyp, Betriebssystem, App-Version): Stabilität und Geschwindigkeit verbessern. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse.

Wir verwenden keine Werbung, kein Tracking über Apps und Websites hinweg und keine Analyse-Cookies. Wir verkaufen keine Daten.

4. KI-Assistentin Elisa (Premium)

Wenn Sie Elisa aufrufen und den Hinweis bestätigen, wird der aktuelle Zeugnistext an unsere KI-Funktion übermittelt und dort mit dem Sprachmodell Claude der Anthropic, PBC (USA) stilistisch überarbeitet. Der Text enthält den Namen und die Bewertung des Mitarbeiters. Anthropic verwendet diese Daten nicht zum Training und löscht Eingaben und Ausgaben standardmäßig nach 30 Tagen; bei Verstößen gegen die Nutzungsrichtlinien von Anthropic können sie länger gespeichert werden. Elisa wird nur auf Ihren Aufruf hin tätig; das Ergebnis übernehmen Sie erst nach eigener Prüfung.

5. Dienstleister und Empfänger

• Supabase Inc.: Konto, Datenbank, Dateispeicher und Server-Funktionen. Verarbeitung in der EU (Irland); Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln für Zugriffe aus den USA.
• Google Ireland Ltd. / Google LLC (Firebase): Server-Funktion für Elisa, Leistungsmessung der App, Bereitstellung der Web-App. Beim Öffnen der Web-App lädt Ihr Browser außerdem Programmteile und die Grundschrift der Web-App von Google-Servern (gstatic.com); dabei wird Ihre IP-Adresse übertragen. Verarbeitung in den USA und der EU; EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
• Anthropic, PBC: Sprachmodell für Elisa. Verarbeitung in den USA; Standardvertragsklauseln.
• RevenueCat, Inc.: Abgleich von Abos und Käufen zwischen App, Apple, Google und Paddle. Verarbeitung in den USA; Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework.
• Paddle.com Market Limited: Verkauf und Abrechnung der Abos in der Web-App als Händler, in eigener Verantwortung nach den eigenen Datenschutzbestimmungen. Paddle erhält dafür E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten, Land und gegebenenfalls Steuerangaben. Damit das Abo Ihrem Konto zugeordnet wird, wird Ihre App-Benutzerkennung übermittelt. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU.
• jsDelivr (Prospect One, Polen; ausgeliefert über weltweite Server von Cloudflare und Fastly): In der Web-App lädt Ihr Browser die PDF-Anzeige über dieses Netzwerk; dabei wird Ihre IP-Adresse übertragen.
• Apple Inc. und Google LLC: Verkauf und Abrechnung der Abos als Händler, in eigener Verantwortung nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen.

Die Schriftarten der App sind in der App enthalten und werden nicht von fremden Servern geladen.

Mit allen Dienstleistern, die in unserem Auftrag tätig sind, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Bei Übermittlungen in die USA können US-Behörden unter Umständen auf Daten zugreifen; die genannten Garantien sollen ein angemessenes Schutzniveau sicherstellen.

Abos kaufen Sie bei Apple, Google bzw. Paddle. Zahlungsdaten erhalten wir nicht; wir sehen nur, ob ein Abo aktiv ist.

6. Speicherdauer

• Konto und Inhalte: solange Ihr Konto besteht. Mit dem Löschen des Kontos werden alle Inhalte und Dateien sofort gelöscht.
• Technisches Protokoll: längstens 12 Monate, beim Löschen des Kontos sofort.
• Löschprotokoll: Beim Löschen eines Kontos halten wir Benutzerkennung, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und Umfang der Löschung fest, um die Löschung nachweisen zu können (Art. 5 Abs. 2 und Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Dieser Eintrag wird nach 12 Monaten gelöscht.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

7. Konto löschen

Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen: in der App unter Mehr › Profil › Konto löschen. Alternativ schreiben Sie von Ihrer Konto-E-Mail-Adresse an office@arbeitszeugnispro.com; wir löschen dann innerhalb von 30 Tagen. Ein laufendes Abo bei Apple, Google oder Paddle wird dadurch nicht gekündigt; bitte kündigen Sie es vorher dort.

8. Speicherung auf Ihrem Gerät

Die App speichert Ihre Anmeldung und einige Einstellungen (zum Beispiel Sortierung, gesehene Einführung) lokal auf Ihrem Gerät bzw. im Browser. Diese Daten sind für den Betrieb nötig und werden nicht für Werbung oder Analyse genutzt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Wenden Sie sich dafür an office@arbeitszeugnispro.com. Fragen Ihrer Mitarbeiter zu deren Daten leiten wir an Sie als verantwortliches Unternehmen weiter.

Sie können sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.

10. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Jedes Konto sieht nur die eigenen Daten; das ist in der Datenbank technisch erzwungen. Dateien sind nur dem eigenen Konto zugänglich.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Die aktuelle Fassung finden Sie in der App und unter arbeitszeugnispro.com/datenschutz-app.

Stand: Oktober 2026